Was ist wichtig, wenn Firmen Hotels buchen?

Diese Woche haben wir bei einer Veranstaltung der ÖHV etwas gemacht, das viel zu selten passiert: Hoteliers und Travel Manager großer Unternehmen haben sich zusammengesetzt und offen über ihre Zusammenarbeit geredet. Was dabei herauskam, war für beide Seiten aufschlussreich.

Auf Unternehmensseite waren die Travel Manager von Fronius, DOKA, KPMG und Palfinger dabei – Leute, die täglich Geschäftsreisen für hunderte Mitarbeitende organisieren. Allein Palfinger wickelt rund 12.000 Hotelbuchungen pro Jahr ab, davon 6.500 in Österreich. KPMG kommt auf 9.000 Buchungen in Österreich, Fronius auf 2.500 weltweit. Das sind keine Randthemen – das ist Kerngeschäft. Auf unserer Seite zahlreiche Hoteliers aus Oberösterreich. Das Gespräch war ehrlich, manchmal unbequem – und genau deshalb wertvoll.

Wie läuft die Buchung heute ab?

Eine direkte Buchung beim Hotel ist für viele Unternehmen kaum praktikabel. Nicht aus mangelndem Interesse – sondern weil die internen Prozesse es schlicht nicht erlauben. Die meisten nutzen Online-Buchungsportale wie Cytric, SAP Concur oder Perk, die direkt an Plattformen wie HRS oder Booking.com angebunden sind. Palfinger etwa wickelt 75 % seiner Buchungen über den Corporate Rates Club ab. Das klingt zunächst nach einer Erleichterung – hat aber für beide Seiten seinen Preis.

Was die Zusammenarbeit kompliziert macht

Zwei Punkte wurden in der Diskussion besonders deutlich: Vorauszahlungen und unflexible Stornierungskonditionen. Beides macht die Buchungsabwicklung für Unternehmen aufwändig – intern entstehen zusätzliche Genehmigungsschritte, die Buchhaltung wird belastet, und am Ende wird der Aufenthalt für das Unternehmen schlicht teurer als nötig. Ein konkretes Beispiel aus der Diskussion: Wenn ein Hotel keine Portalanbindung hat, müssen Mitarbeitende bei Palfinger Rechnungen über die eigene Reisekostenabrechnung einreichen und in Vorauslage gehen – das kostet alle Beteiligten Zeit und Nerven.

Was hingegen zählt: schnelle Reaktion auf Anfragen, unkomplizierte Kommunikation, korrekte Rechnungslegung auf Firmennamen und eine flexible Stornierung. Das klingt selbstverständlich – ist es in der Praxis aber nicht immer.

Einfache Abwicklung ist kein Komfort – sie ist wirtschaftliche Notwendigkeit

Der Preisdruck am Markt ist hoch. Bei gleichem Umsatz hat sich der Gewinn in vielen Betrieben verringert – auf beiden Seiten. Jeder zusätzliche manuelle Schritt im Buchungsprozess kostet Zeit und Geld. Der Wunsch nach einer einfachen, direkten Zusammenarbeit ist deshalb kein Nice-to-have, sondern ein echter wirtschaftlicher Hebel.

Wer sich als Hotelier tiefer damit beschäftigen möchte, dem empfehle ich den Podcast „Smart Hotel Key“ von Marco Riederer – er gibt einen guten Überblick über genau diese Entwicklungen im Geschäftsreisemarkt.

Nachhaltigkeit gewinnt wieder an Gewicht

Ein Thema, das in der Diskussion noch aufkam und uns ehrlich gefreut hat: Nachhaltigkeit spielt im Firmenreisen wieder eine größere Rolle. Die CO₂-Bilanz von Dienstreisen fließt zunehmend in die Nachhaltigkeitsberichte großer Unternehmen ein – und damit rücken Zertifizierungen wie das Österreichische Umweltzeichen wieder stärker in den Fokus der Einkaufsentscheidung.

Für uns bedeutet das: Der Aufwand, den wir in den vergangenen Jahren in Richtung Nachhaltigkeit betrieben haben, zahlt sich aus. Wer ein Umweltzeichen vorweisen kann, hat gegenüber Firmenkunden einen konkreten Vorteil – nicht als nettes Extra, sondern als nachweisbarer Beitrag zur Nachhaltigkeitsstrategie des buchenden Unternehmens.

Was ich mitnehme

Die Frage ist nicht: Was brauchen Firmen von uns? Die richtige Frage ist: Wie wird die Zusammenarbeit auf beiden Seiten effizienter? Wer als Hotelier regelmäßig Firmengäste beherbergen will, sollte seine Buchungskonditionen ehrlich durchleuchten. Nicht jede Regel, die intern Sinn macht, ergibt auch aus Kundensicht Sinn.

Genauso wichtig ist die Frage, mit welchen Portalen man als Hotelier zusammenarbeitet. Das ist keine Entscheidung, die man einmal trifft und dann vergisst – man muss sich damit auseinandersetzen, die richtigen Partner auswählen und den Fokus gezielt setzen. Portale sind neben der Direktbuchung ein klarer Vertriebskanal. Ja, sie kosten Geld. Aber sie nehmen uns auch Arbeit ab – in der Abwicklung, in der Kommunikation, in der Rechnungslegung. Wer das richtig kalkuliert, erkennt: der Aufwand, den ein Portal übernimmt, hat seinen Wert.

Danke an die ÖHV für das Format – und an alle Teilnehmer:innen für die Offenheit. Genau solche Gespräche braucht die Branche. Und ein besonderes Dankeschön an Sophie Schick vom Boutique Hotel Hauser in Wels, die uns einen tollen Rahmen geboten hat – das Frühstück war übrigens ausgezeichnet!

Du bist Travel Manager oder buchst regelmäßig für dein Unternehmen? Sprich uns gerne direkt an – wir sind offen für eine unkomplizierte Zusammenarbeit.